Analiza biznesowa BPMN

1. Ustalenie lub uzyskanie potwierdzenia celu realizacji projektu
2. Pozyskanie informacji o celach strategicznych firmy i o ile jest to możliwe o misji i wizji organizacji. Powstaje mapa procesów.
3. Przeprowadzenie wstępnej identyfikacji procesów w organizacji
4. Wybór obszarów i procesów do przeprowadzenia analizy
5. Modelowanie wybranych procesów, ich weryfikacja i akceptacja
6. Wypracowanie stanu docelowego (optymalizacja)

Na pierwszym spotkaniu powoływany jest zespół projektowy oraz ustalane są sposoby komunikacji w ramach zespołu. Następnie przedstawiany jest sposób prowadzenia projektu mapowania i modelowania procesów biznesowych w organizacji oraz procedury jego akceptacji i przyjęcia. Zwyczajowo projekt rozpoczyna się spotkaniem inicjującym, po którym następuje seria spotkań roboczych. Projekt kończy się przekazaniem materiałów zawierających modele stanu aktualnego, modele stanu docelowego oraz rekomendacje dotyczące zmian w procesach biznesowych. Na życzenie klienta zmiany i rekomendacje mogą być przedstawione na spotkaniu kończącym projekt.

Na spotkaniu inicjującym projekt przeprowadzana jest identyfikacja procesów biznesowych ze szczególnym uwzględnieniem procesów głównych oraz procesów zachodzących w określonych przez zamawiającego obszarach. W identyfikacji procesów powinni uczestniczyć przedstawiciele tych obszarów.

Po przeprowadzonej identyfikacji zostaną wybrane procesy, dla których zostaną utworzone modele. Każdy proces będzie budowany w stanie aktualnym i w stanie docelowym.

Modelowanie będzie prowadzone w osobnej sali wyposażonej w projektor. W spotkaniu powinni uczestniczyć osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację procesu. Jeśli proces przechodzi przez klika działów, to na sali powinni być przedstawiciele tych działów bezpośrednio zaangażowani w realizację procesu. W trakcie przeprowadzania wywiadu z pracownikami tworzony jest model procesu wyświetlany przez projektor. Uczestnicy spotkania stale widzą powstający model i stale mogą zgłaszać ewentualne uwagi. Konsultant w trakcie tworzenia modelu wyjaśnia znaczenie używanych symboli. W trakcie spotkania uczestnicy zgłaszają ewentualne problemy w realizacji procesu. Przed zakończeniem spotkania model jest omawiany i wstępnie akceptowany.

Następnie wykonawca porządkuje model i przesyła go celem akceptacji lub zgłoszenia uwag. Zgłaszane uwagi są nanoszone na model bądź jeśli są one istotne są nanoszone na model w trakcie kolejnego spotkania. Po akceptacji rozpoczynają się wspólne prace związane ze stanem docelowym procesu. Wspólnie wypracowywany jest jego przebieg.

Model w stanie docelowym,  podobnie jak w stanie aktualnym, podlega akceptacji.